Når en ny medarbejder begynder i en virksomhed, er der meget, der skal læres. Det handler både om konkrete arbejdsopgaver, kolleger, virksomhedens kultur, IT-systemer og de praktiske rutiner i hverdagen. Derfor arbejder mange virksomheder struktureret med onboarding, så den nye medarbejder ikke selv skal finde svar på alle spørgsmål.

Processen kan se meget forskellig ud fra branche til branche. En håndværker på en byggeplads har eksempelvis andre behov end en ny medarbejder på et kontor. Alligevel er det grundlæggende formål ofte det samme: Den nye medarbejder skal have den nødvendige viden og introduktion til at kunne finde sig til rette og udføre sit arbejde.

Detailhandlen kan skabe en ensartet start gennem onboarding

Butikker og detailkæder ansætter løbende nye medarbejdere. Det kan være både fuldtidsansatte, deltidsansatte, elever og sæsonmedarbejdere. Derfor kan en struktureret onboarding være særlig relevant.

Processen kan begynde med en introduktion til virksomheden, butikken og sortimentet. Herefter kan medarbejderen lære om kundeservice, kassesystemer, vareopfyldning og andre arbejdsopgaver.

Større butikskæder kan kombinere digital undervisning med praktisk træning i butikken. Dermed kan alle nye medarbejdere få det samme grundlæggende materiale, mens den lokale leder efterfølgende kan introducere dem til den konkrete arbejdsplads.

I byggebranchen bør onboarding også handle om arbejdspladsen

Byggebranchen adskiller sig fra et traditionelt kontormiljø. Medarbejderne kan skifte mellem forskellige byggepladser, arbejde sammen med mange faggrupper og benytte forskelligt værktøj og udstyr.

Her kan onboarding blandt andet bruges til at introducere virksomhedens arbejdsgange, organisation og forventninger.

Sikkerhed og arbejdsmiljø er samtidig vigtige områder, men en generel introduktion kan ikke nødvendigvis erstatte den konkrete instruktion, uddannelse eller dokumentation, der kræves til bestemte arbejdsopgaver.

Derudover kan nye medarbejdere have glæde af en fast kollega, som de kan gå til med praktiske spørgsmål i den første periode.

Onboarding kan gøre starten lettere i produktionsvirksomheder

På en produktionsvirksomhed skal medarbejderen ofte lære bestemte processer, maskiner og rutiner at kende.

Her kan onboarding opdeles i flere faser. Den første dag kan handle om virksomheden, arbejdspladsen og de overordnede procedurer. Derefter kan medarbejderen gradvist blive introduceret til sin konkrete funktion.

Praktisk sidemandsoplæring kan være særlig vigtig i produktionen. En erfaren medarbejder kan demonstrere arbejdsprocesserne og følge den nye medarbejder, indtil vedkommende har den nødvendige oplæring.

Digitale materialer kan supplere processen, men bør ikke stå alene, når arbejdsopgaven kræver praktisk instruktion.

Restauranter og hoteller kan bruge onboarding til at skabe fælles standarder

Hotel- og restaurationsbranchen har mange forskellige medarbejdergrupper. Receptionister, tjenere, køkkenpersonale og rengøringsmedarbejdere udfører forskellige opgaver, men bidrager alle til gæstens samlede oplevelse.

Derfor kan onboarding både indeholde fælles og funktionsspecifikke elementer.

Alle nye medarbejdere kan eksempelvis introduceres til virksomheden, serviceprincipperne og den generelle måde at kommunikere med gæster på. Derefter kan den enkelte medarbejder få træning i de systemer og rutiner, som hører til den konkrete funktion.

På den måde bliver introduktionen relevant uden at være identisk for alle.

En god onboarding kan være vigtig i sundhedssektoren

I sundhedssektoren kan en ny medarbejder møde en kompleks organisation med mange procedurer, systemer og faglige krav.

Onboarding kan hjælpe med at skabe struktur i den første periode. Det kan eksempelvis være introduktion til afdelingen, relevante digitale systemer, interne arbejdsgange og de personer, medarbejderen skal samarbejde med.

Her bør processen tilpasses medarbejderens rolle og eksisterende kompetencer.

En erfaren medarbejder, der skifter arbejdsplads, har ikke nødvendigvis behov for den samme introduktion som en nyuddannet. Derfor kan individuelle onboardingforløb være relevante i brancher med mange forskellige faglige niveauer og funktioner.

IT-branchen kan strække onboarding over flere måneder

I teknologivirksomheder kan arbejdsopgaverne være komplekse, og nye medarbejdere skal ofte lære både virksomhedens produkter, kode, systemer og interne processer at kende.

Derfor behøver onboarding ikke slutte efter den første uge.

De første dage kan fokusere på praktiske forhold og introduktion til teamet. Derefter kan medarbejderen gradvist blive introduceret til projekter og ansvarsområder.

En mentor eller såkaldt buddy kan være nyttig, fordi den nye medarbejder får en bestemt person at stille de små spørgsmål til, som ikke nødvendigvis kræver et møde med lederen.

Salgsorganisationer kan kombinere produkttræning og onboarding

Når en ny sælger begynder, skal personen både forstå virksomheden og lære de produkter eller ydelser at kende, som skal sælges.

Derfor kan onboarding i en salgsorganisation indeholde produkttræning, introduktion til CRM-systemet, salgsprocessen og virksomhedens måde at arbejde med kunder på.

Den nye sælger kan desuden følge erfarne kolleger på møder eller lytte med på relevante samtaler.

Efterhånden kan medarbejderen overtage mere ansvar. På den måde bliver processen gradvis frem for at forvente, at den nye sælger kan håndtere alle situationer efter få dage.

Transport og logistik har særlige behov for onboarding

Transport- og logistikvirksomheder kan have chauffører, lagerpersonale, planlæggere og administrative medarbejdere. Det betyder, at én onboardingproces sjældent passer til alle.

På et lager kan introduktionen eksempelvis handle om arbejdsgange, lagerstyringssystemer og praktiske procedurer. En administrativ medarbejder kan have behov for oplæring i helt andre systemer.

Virksomheden kan derfor skabe et fælles grundforløb og derefter opdele processen efter medarbejdernes funktioner.

På den måde får alle den samme introduktion til organisationen, mens den praktiske oplæring bliver relevant for det konkrete arbejde.

Gennem onboarding kan finansielle virksomheder skabe struktur

Banker, forsikringsselskaber og andre finansielle virksomheder arbejder ofte med omfattende systemer, produkter og regulering.

Her kan onboarding hjælpe med at organisere den store mængde information, en ny medarbejder skal forholde sig til.

I stedet for at præsentere alt på den første arbejdsdag kan indholdet fordeles over en længere periode. Den første uge kan eksempelvis fokusere på de mest nødvendige systemer og arbejdsprocesser, mens mere specialiseret viden introduceres senere.

Det kan gøre læringsforløbet mere overskueligt og give medarbejderen mulighed for at koble ny information til praktiske erfaringer.

Før første arbejdsdag kan onboarding allerede begynde

En interessant del af processen foregår faktisk, før medarbejderen møder ind.

Denne fase bliver nogle gange omtalt som preboarding. Her kan virksomheden sørge for, at praktiske forhold er på plads. Computer, adgangskort, arbejdsbeklædning og relevante brugeradgange kan eksempelvis forberedes på forhånd.

Medarbejderen kan også modtage praktisk information om første arbejdsdag.

Det betyder, at den første dag i højere grad kan bruges på mennesker, arbejdsplads og opgaver frem for at vente på udstyr og adgange.

Den personlige relation må ikke forsvinde fra onboarding

Digitale systemer kan gøre onboarding mere struktureret. Virksomheder kan bruge videoer, digitale kurser, tjeklister og læringsplatforme til at formidle information.

Men processen bør ikke kun bestå af at sidde alene foran en computer.

Den sociale introduktion er også vigtig. Den nye medarbejder skal lære sine nærmeste kolleger at kende og forstå, hvem der har ansvar for forskellige områder.

Frokoster, korte introduktionsmøder og en fast kontaktperson kan være enkle måder at gøre den første periode mere personlig på.

Opfølgning gør onboarding til en længere proces

En almindelig fejl kan være at betragte introduktionen som afsluttet efter den første arbejdsuge.

I praksis kan onboarding strække sig over uger eller måneder afhængigt af jobbet. Derfor kan lederen med fordel holde regelmæssige samtaler med medarbejderen.

Efter den første uge kan man tale om de umiddelbare spørgsmål. Efter en måned kan samtalen handle mere om arbejdsopgaver og samarbejde. Senere kan man følge op på kompetencer, forventninger og udvikling.

Dermed bliver onboarding en proces, hvor virksomheden løbende kan opdage områder, hvor medarbejderen mangler information eller støtte.

Med onboarding kan virksomheden lære af nye medarbejdere

Processen går ikke kun én vej. Nye medarbejdere kan også give virksomheden værdifuld information.

Efter et onboardingforløb kan man eksempelvis spørge, hvad der fungerede godt, og hvor der manglede information. Måske var en bestemt vejledning uklar, eller måske kom en vigtig introduktion for sent.

Denne feedback kan bruges til at forbedre processen for den næste medarbejder.

Hvis virksomheden løbende ansætter nye mennesker, kan små forbedringer over tid gøre introduktionen mere struktureret og relevant.

Fra første kontakt til selvstændigt arbejde skaber onboarding en rød tråd

Onboarding kan være relevant i stort set alle brancher, men processen bør tilpasses den konkrete arbejdsplads. Detailhandel har andre behov end byggeri, mens en IT-virksomhed arbejder anderledes end et hotel eller en produktionsvirksomhed.

Fælles for brancherne er, at nye medarbejdere skal forstå både deres opgaver og den organisation, de bliver en del af.

En god onboarding kan begynde før den første arbejdsdag og fortsætte, indtil medarbejderen har fået en solid forståelse for rollen. Undervejs kan virksomheden kombinere digitale materialer, praktisk oplæring, samtaler med lederen og hjælp fra erfarne kolleger.

Det vigtigste er, at onboarding ikke blot bliver en lang liste af information, der skal gennemgås hurtigst muligt. Processen bør være struktureret, relevant og tilpasset medarbejderens funktion.

Når virksomheder arbejder løbende med deres onboarding, kan de samtidig bruge erfaringerne fra hver ny medarbejder til at gøre processen bedre. Dermed bliver introduktionen ikke kun en hjælp til den enkelte, men også en måde at udvikle virksomhedens måde at modtage, oplære og integrere nye kolleger på.