En virksomhed med få ubetalte fakturaer har ikke nødvendigvis brug for en fast inkassoaftale med løbende betaling. Dansk Inkassos beskrevne ordning giver mulighed for at overdrage en sag til almindelig udenretlig inkasso uden abonnement eller oprettelsesgebyr og til 0 kr. for selve forløbet. Før du overdrager en faktura, skal du dog kende rammerne: Hvilke opgaver er omfattet, og hvilke kræver et særskilt betalt tilvalg?

Inkasso uden abonnement ved enkelte ubetalte fakturaer

En lille virksomhed kan have lange perioder, hvor alle kunder betaler til tiden, og så pludselig stå med en faktura, der forbliver ubetalt. Med en ordning uden abonnement bliver inkasso ikke en fast månedlig udgift, blot fordi virksomheden vil have muligheden til rådighed. Du bruger ydelsen, når behovet opstår, frem for at betale løbende mellem sagerne.

En mindre servicevirksomhed kan eksempelvis have afsluttet en opgave og sendt en faktura på 6.500 kr., som kunden ikke betaler. I dette tænkte eksempel kan virksomheden samle dokumentationen og overdrage kravet uden først at betale et oprettelsesgebyr, hvis sagen er omfattet af ordningen. Læs derfor de gældende vilkår, inden du sender sagen videre.

Hvad dækker det udenretlige forløb til 0 kr.?

Udenretlig inkasso betyder, at man forsøger at inddrive kravet uden at gå rettens vej. Det almindelige arbejde består i at fremsætte betalingskravet over for skyldneren og følge op for at få beløbet betalt. Dialogen kan blandt andet dreje sig om grundlaget for kravet, den manglende betaling og en mulig aftale om afvikling af gælden. Forløbet er ikke en garanti for, at pengene kommer ind.

Prisen på 0 kr. gælder den ydelse, som ordningen omfatter. Den betyder ikke, at enhver handling i sagen er gratis. Når du bruger Dansk Inkasso, bør du derfor kontrollere, at aftalevilkårene eller ordrebekræftelsen tydeligt afgrænser det almindelige udenretlige arbejde fra opgaver, der kræver særskilt betaling. Dermed ved den ansvarlige i virksomheden, hvad der er aftalt, og hvornår en ekstra udgift kræver stillingtagen.

Gør sagen klar før overdragelsen

Kontrollér først, at fakturaen er forfalden, og at betalingen ikke allerede er gået ind på bankkontoen med en uventet betalingstekst. Saml derefter fakturaen, kundens kontaktoplysninger og dokumentation for aftalen. Det kan være et accepteret tilbud, en ordrebekræftelse eller korrespondance om leveringen. Har kunden betalt en del af beløbet, skal restkravet fremgå klart, så opfølgningen ikke omfatter penge, virksomheden allerede har modtaget.

Der skal også være styr på inkassovarslet. Som udgangspunkt skal skyldneren have et skriftligt påkrav med de oplysninger, der er nødvendige for at bedømme kravet, og en betalingsfrist på mindst 10 dage fra afsendelsen, før yderligere inkassoskridt kan påføre omkostninger. Afklar, hvem der sender varslet, og gem dokumentationen for afsendelsen. En almindelig betalingspåmindelse opfylder ikke nødvendigvis kravene.

Fordel opgaverne i den daglige administration

Når sagen er overdraget, bør én person i virksomheden være kontaktperson. I en mindre virksomhed kan det være ejeren; andre steder vil det være bogholderen. Kontaktpersonen skal kunne besvare spørgsmål om fakturaen, finde manglende bilag og videregive nye oplysninger. Den, der behandler inkassosagen, har stadig brug for virksomhedens viden om, hvad kunden har bestilt, og hvad der faktisk er leveret.

Aftal også internt, hvordan I håndterer henvendelser fra kunden. Ringer kunden direkte og lover at betale fredag, skal beskeden videre til den, der behandler sagen. Undgå samtidig at sende automatiske rykkere fra regnskabssystemet uden koordinering. Parallelle beskeder kan skabe tvivl om beløb og frister. En kort note på kundens konto om, at fakturaen er overdraget til inkasso, kan forebygge, at nogen følger op på egen hånd.

Hold betalte tilvalg adskilt fra grundydelsen

Et betalt tilvalg er en ydelse ud over det aftalte almindelige udenretlige forløb. 0 kr. er prisen for det almindelige udenretlige forløb, når sagen er omfattet af gratis inkasso hos Dansk Inkasso. Det afgørende er, hvad opgaven konkret omfatter, hvorfor den er relevant, og hvad den koster. Bed om en skriftlig beskrivelse, hvis du bliver tilbudt yderligere bistand. Du bør kunne vurdere tilbuddet uden at skulle stykke prisen sammen fra flere dokumenter.

Spørg, om prisen er fast, beregnes efter tidsforbrug eller afhænger af sagens videre forløb. Få også afklaret eventuelle eksterne udgifter og moms. Spørgsmålene skal hjælpe dig med at vurdere et konkret tilbud; de er ikke udtryk for, at Dansk Inkasso nødvendigvis bruger alle disse betalingsformer. Grundydelsen til 0 kr. og et betalt tilvalg skal holdes adskilt, så overdragelsen af sagen ikke bliver forvekslet med en accept af ekstraarbejde.

Når en sag kræver behandling ved retten

Fører den udenretlige indsats ikke til betaling, kan det blive relevant at overveje retslig behandling. Det er et andet forløb end almindelig udenretlig inkasso. Der kan være retsafgifter og udgifter til bistand, og dokumentationen har betydning for, hvordan sagen kan føres videre. At kunden ikke har betalt, er ikke i sig selv grundlag for at love et bestemt resultat.

Inden du beslutter dig, bør du få oplyst den forventede udgift, hvilke skridt beløbet dækker, og om der kan komme yderligere omkostninger. Hold udgiften op mod kravets størrelse og de oplysninger, der foreligger om muligheden for at få betaling. At få medhold og at modtage pengene er to forskellige ting. Beslutningen om retslig behandling bør derfor træffes særskilt og på et tydeligt økonomisk grundlag.

Håndter indsigelser og betalinger undervejs

En kunde kan reagere på inkassokravet ved at bestride fakturaen, eksempelvis med henvisning til en manglende levering eller uenighed om den aftalte pris. Send indsigelsen og den relevante dokumentation videre, også selv om du mener, at kunden tager fejl. En reel uenighed om kravet skal vurderes og håndteres som sådan, ikke blot som endnu en forsinket betaling.

Går betalingen direkte ind på virksomhedens konto, skal den registreres og hurtigst muligt meddeles til den, der behandler sagen. Oplys beløbet, betalingsdatoen og den faktura, betalingen vedrører. Ved delbetaling skal den resterende saldo afstemmes. Udsteder du en kreditnota eller indgår en aftale direkte med kunden, skal oplysningerne i sagen også ajourføres. Ellers risikerer den videre opfølgning at bygge på et forkert beløb.

Afklar vilkårene ved næste konkrete sag

Ved et lejlighedsvist inkassobehov kan der gå lang tid mellem sagerne. Brug derfor ikke automatisk vilkårene fra en tidligere overdragelse som grundlag for den næste. Kontrollér, at ordningen fortsat er uden abonnement og oprettelsesgebyr, og at den konkrete sag er omfattet af det almindelige udenretlige forløb til 0 kr. Spørg desuden til eventuelle vilkår og omkostninger ved at trække sagen tilbage eller afslutte den.

Gem den gældende aftale sammen med fakturaen og sagens øvrige bilag. Notér, hvem i virksomheden der må godkende et betalt tilvalg, og hvordan godkendelsen skal gives. Må bogholderen overdrage sagen, mens ejeren skal acceptere ekstra udgifter, skal den arbejdsdeling være tydelig fra starten. Få pris og omfang på skrift, før en opgave uden for grundydelsen sættes i gang.